Según el MITSloan sólo el 50% del tiempo de una reunión de trabajo se utiliza de manera efectiva. Sin embargo, hay varias recomendaciones que podés seguir para armar reuniones que aumenten la productividad de los colaboradores. Aquí las metodologías más utilizadas para mantener al equipo contento, productivo e informado: stand-up meetings, Tecnología de Espacio Abierto y Reuniones Conscientes.
Si algo nos dejó la pandemia fue el exceso de reuniones que, como un millón de memes lo manifestaron, PUDIERON SER UN MAIL.
Encuentros que se extienden más de la cuenta por las anécdotas del fin de semana, propósitos borrosos, asuntos crípticos, horarios poco felices, agendas de temas que no se respetan, minutas que nadie lee, desorden en la sala, invitados que no suman, dinámicas poco productivas, agilidad cero, materiales que deberían enviarse con anterioridad que nunca llegan, preparación nula, moderador inexistente. Y la lista de problemáticas podría continuar. Pero no quisiera robarles mucho tiempo, pues en breve seguro tienen una reunión.
¿Todo queda en un meme? ¿Nadie dice nada? No. Todos agachamos la cabeza, aceptamos como robots y llenamos nuestro calendario de bloques azules que dejan poco espacio para, de hecho, trabajar y ejecutar todo eso que se propone y planifica durante las benditas reuniones.
Y, ojo, que muchas de estas debilidades suceden tanto en encuentros presenciales como virtuales. No es un mal que nació con la era híbrida. Esta historia viene de antes.
¿Las reuniones son necesarias? A veces, depende. ¿Es posible estructurar reuniones de forma de que sean ágiles, eficientes, productivas y aporten valor al proyecto? Pues claro.
Según el MITSloan sólo el 50 % del tiempo de una reunión de trabajo se utiliza de manera efectiva. Sin embargo, hay varios consejos que podés seguir para armar reuniones efectivas que aumenten la productividad de los colaboradores.
Pero para eso es importante conocer las técnicas que ayudan a mejorar la efectividad de las reuniones ya sea para equipos de trabajo combinado, full remoto o full presencial.
¿A qué llamamos reuniones efectivas de trabajo?
Son aquellas de las que el talento sale airoso, contento, sintiéndose motivado, productivo y sin la sensación de que perdió una hora de su valioso tiempo. Una vez finalizada la reunión, los colaboradores sienten que avanzaron o que encontraron la solución para esa problemática que no los dejaba dormir o cumplir sus objetivos. Además, este tipo de reuniones son un espacio ideal para generar ideas, planear acciones y sostener a tu equipo activo e informado de todo lo que están haciendo los demás.
Ya sea para debatir sobre asuntos picantes, tomar decisiones, definir estrategias o resolver un problema, este tipo de encuentros está destinado a impulsar el crecimiento del negocio.
Cuando una junta está mal liderada o gestionada, deja al equipo agotado y con más ganas de seguir perdiendo el tiempo. Las reuniones deben ser útiles, constructivas y con un propósito claro.
A continuación, detallaremos algunas de las metodologías más efectivas. Pero a modo de introducción, algunas sugerencias generales que aplican para cualquier dinámica de reunión:
• Invitados: definí bien quiénes son las personas que sí o sí deben participar de la reunión, y evitá sumar observadores o invitados opcionales. No tiene sentido tener una platea de gente que no puede aportar nada o que no está involucrada con el asunto a tratar. Por ejemplo, Jeff Bezos, CEO de Amazon, sigue la regla de las dos pizzas: consiste en que una reunión no debe exceder la cantidad de personas de las que se puedan alimentar con un par de pizzas.
A mayor cantidad de asistentes, más difícil será llegar a un acuerdo o mantener una discusión constructiva.
• Asunto: sé claro, transparente y concreto con el asunto. Es importante que los colaboradores sepan a qué están siendo invitados, cuál es el objetivo específico de la reunión y qué se espera de ellos.
• Agenda: planificar y compartir la agenda antes de la reunión puede ser muy esclarecedor. Ayuda a enfocar y a detectar las temáticas prioritarias. La agenda podría incluir la lista de temas a tratar, una descripción corta de los objetivos, el listado de los asistentes, el nombre de los speakers y su correspondiente tema, la hora y lugar, y los materiales que deberían tener a mano al momento de la junta.
• Propósito: ¿La reunión tiene como fin generar nuevas ideas, recopilar información o tomar decisiones? ¿O todas las anteriores? Si no sabés para qué te estás reuniendo, muy probablemente termines perdiendo el tiempo y no consigas nada de lo que querés lograr. Tener un objetivo claro es indispensable para que los invitados y la reunión no se vayan por la tangente.
• Materiales: analizá si en la invitación debés incluir materiales para que sean leídos o revisados previamente a la reunión. Se gana muchísimo tiempo. Si alguno de los participantes tiene que exponer o presentar algo, también informáselo. A nadie le gusta que lo agarren desprevenido.
• Nunca extiendas una reunión más de 45´: está más que comprobado que después de ese tiempo, se pierde la concentración. Si se trata de un encuentro de 2hs ten la amabilidad de llamarlo jornada, workshop o el nombre que más te guste.
• Día y horario: los días lunes, así como el primer horario de la mañana, no son las mejores opciones para agendar una reunión. Leer el cúmulo de mails del fin de semana (si, muchos mandan mails los domingos), organizar la semana, priorizar tareas y desayunar como un rey, son actividades vitales para empezar con el pie derecho.
• Dinámica: la temática central debe abordarse desde sus ejes más importantes y debe conducir a conclusiones en modo next steps. La agenda debe estructurarse con anterioridad
• Tolerancia cero: las reuniones debieran ser una experiencia positiva para todos los asistentes. Es muy importante que empiece de forma puntual y que también termine a tiempo. Extender una reunión o empezar tarde es una falta de respeto para con los demás. Y además, una reunión con una hora de cierre definitiva y estipulada permite que todos los asistentes vuelvan a trabajar. Productividad.
Beneficios de las Reuniones Efectivas
Steve jobs tenía 3 reglas de oro que usaba en todas sus reuniones para lograr eficiencia extrema:
1. Mantener la lista de invitados corta, idealmente de tres a cinco personas
2. Agenda corta: no más de tres puntos
3. Reuniones cortas: no más de 30 minutos
Ahora sí, estas son las tres metodologías más usadas para armar reuniones eficientes:
El concepto de stand-up meeting forma parte de las metodologías ágiles de gestión de proyectos como SCRUM. Se trata de una reunión corta de 15´ que se realiza todos los días, en donde se definen los objetivos cumplidos y por cumplir. Es una manera eficiente de que todo el equipo esté al tanto de lo que cada uno está haciendo y cuál es el estado del proyecto. Como su nombre lo indica, todos los participantes deben estar parados.
¿Por qué implementar las stand-up meetings?
Los 10 mandamientos de las Stand-up Meetings
1) Invitación exclusiva para miembros del equipo
La meta de las stand-up meetings es que cada miembro del equipo esté enfocado en sus propios objetivos y esté informado sobre los del resto. No tiene sentido incluir a personas que no forman parte del equipo, y en el caso de que éste sea de más de 10 colaboradores, se recomienda subdividir las reuniones por temas, clientes o proyectos. Cuando son muchos los participantes, la reunión pierde foco.
2) El tiempo es oro
La metodología Scrum sostiene que para que estas reuniones sean efectivas no pueden durar más de 15 minutos. Cada persona debe poder abordar sus objetivos en un minuto. Si ese tiempo no alcanza, significa que el colaborador no está siendo lo suficientemente claro y conciso.
Si es necesario profundizar sobre alguno de los temas tratados, se puede coordinar una reunión con ese propósito y solo con las personas afectadas o involucradas en dicho tema.
3) Todos se deben sentir escuchados
¿Vieron la película El señor de las moscas? Este método sugiere una dinámica parecida: pasar un objeto entre los miembros del equipo y que sólo tenga la palabra quien lo esté sosteniendo. Sólo cuando el objeto esté en sus manos el colaborador podrá explicar sus objetivos, si surgió algún obstáculo para conseguirlos, cuáles son sus metas del día, etc. El resto del equipo podrá hacer preguntas o comentarios, pero si se abre un debate más extenso, se agendará otra reunión para lidiar con ese asunto específicamente.
4) Ponele onda
Recomendamos fervorosamente el uso de una pelota. Es divertido, fácil de pasar y no se rompe. Reunirse todos los días y ver las mismas caras puede ser tedioso, entonces, encontrar maneras innovadoras para que juntarse sea más ameno, siempre suma al espíritu del equipo. Cambiá de espacio, hace la reunión en la cocina mientras toman café, vayan a algún lugar al aire libre; llevá medialunas, sumá algún ejercicio de sincro, poné música, implementá alguna técnica como cantar los objetivos al ritmo del hit de turno; lo que sea para motivar al team.
5) Low Battery
Eliminá de este espacio de encuentro cualquier elemento digital que represente una distracción. No hay lugar para disrupciones. Nada de andar chequeando e-mails o redes sociales. La gracia de esta reunión es que sea lo suficientemente ágil como para no requerir tomar apuntes o armar minutas que nadie lee. La idea es que todos se pongan al día antes de comenzar la jornada.
7) En la hora correcta
La mejor manera de consensuar el mejor horario es hacer una encuesta al equipo y ver cuáles son sus preferencias. Pueden ser reuniones al principio o al final del día. No hay una opción mejor que otra, es lo que se ajusta mejor a cada cultura, empresa, equipo y proyecto.
8) Los árboles mueren de pie
Las stand-up meetings no se deben prolongar más de lo que le toma a alguien empezar a incomodarse por estar parado. Para mantener el foco, se puede usar una agenda rápida.
9) Equipo ganador, no se cambia
Quedate siempre con el mismo formato y andá sumándole un par de variantes para que no sea todo tan rutinario y monótono. Una vez confirmado el horario, definí las preguntas disparadoras de estas reuniones.
Por ejemplo: ¿Qué logré desde nuestro último stand-up? ¿Qué espero lograr antes del próximo? ¿Qué obstáculos podrían impedirme hacerlo?
O: ¿Qué hiciste ayer? ¿En qué trabajarás hoy? ¿Tenés algún obstáculo?
10) La organización es la clave
Antes de la reunión, se recomienda que cada participante recopile sus tareas de alta prioridad para luego poder compartirlas con su equipo, e identifique previamente si tiene algún problema o blocker para alcanzar sus objetivos. Como se trata de una práctica diaria, se supone que no se debe dedicar mucho tiempo para prepararse para esta reunión.
6) Plantilla Stand Up Meeting
Una plantilla de stand-up meeting ayuda a los equipos a trabajar juntos de manera más efectiva. Sirve para revisar los resultados del trabajo del día anterior, planificar elementos de acción para ese día e identificar cualquier obstáculo con el que los miembros del equipo necesiten ayuda. Hay muchas herramientas como Miró, Asana o Canva que tienen sus versiones.
El 21 abril de 1992, más o menos 225 personas se reunieron en Denver, Colorado, para un encuentro de dos días para desarrollar acuerdos cooperativos. Casi una tercera parte de esa gente eran nativos americanos, un tercio eran burócratas federales, y un tercio eran de gobiernos locales y federales. Las perspectivas de un encuentro pacífico y productivo eran menos que brillantes. Todos los participantes eran enemigos naturales o históricos. De hecho, el resultado fue sorprendente.
Cuando las personas llegaron, estaba claro que no se trataba de una reunión habitual. Para empezar, no había una agenda prevista. Las personas sólo sabían cuando comenzaba el encuentro, cuando debía terminar, y que de alguna manera (todavía indefinida) cumplirían con las tareas frente a ellos. Lo que encontraron fueron dos amplios círculos de sillas, con nada en el medio y un espacio vacío en la pared.
Luego de una hora y media todo había cambiado; aún los escépticos estaban muy activos lidiando con los asuntos que les interesaban personalmente. Para alcanzar ese punto, toda persona que estuviera interesada fue invitada a identificar un asunto relacionado con el tema central, acerca del cual tuvieran una pasión real, a escribirlo en una hoja o post it, y a pegarlo en la pared. Al hacerlo, ellos aceptaban la responsabilidad de convocar una sesión sobre su asunto y hacer un reporte escrito sobre los resultados.
¿Por qué un círculo?
El círculo es la geometría fundamental de la comunicación abierta: no tiene cabeza, ni lados para tomar; en un círculo, las personas pueden sentarse cara a cara. Después de todo, uno no tiene “un cuadrado” de amigos ni un cuadro de influencias.
Poner a las personas en fila, como en el colegio, en donde todos pueden ver la fuente de autoridad o poder, y se sobreentiende a quién se debe escuchar.
En cuadrados y rectángulos, es imposible que la comunicación sea libre, abierta y genuina no ocurre casi nunca. El círculo crea comunicación, el cuadrado genera bandos.
Olvidarse la agenda
Por supuesto, se deben definir previamente los objetivos, la temática central y la duración de la reunión. Pero ¿es necesaria la agenda estática?
Muchos líderes defienden, en nombre de la eficiencia, la implementación de una rigurosa agenda. Pero esa ganancia en eficiencia es desbalanceada con una pérdida de efectividad ya que sólo pueden discutirse los temas oficialmente incluidos en la bendita agenda. El resto de las problemáticas, ideas, propuestas, quedan sin hablarse y muchas veces se pierden importantes negocios o buenas iniciativas. En las reuniones de Espacio Abierto cada uno tiene la responsabilidad de poner ítems en la agenda, lo que permite que todo sea dicho.
La metodología de Espacio Abierto es efectiva en situaciones en las que diversos grupos de personas deben lidiar con material complejo -y potencialmente conflictivo- de manera innovadora y productiva. Es particularmente poderoso cuando nadie conoce las respuestas y la participación continua de varias personas es necesaria para lidiar con las preguntas.
En el ambiente de EA, las personas tienden a ser creativas, colaborativas, auto-motivadas y auto gestionadas. Si este tipo de conductas no son deseadas, pueden causar problemas y es mejor abstenerse de usar EA.
EA funciona bajo dos fundamentos: pasión y responsabilidad. Sin pasión nadie está interesado. Sin responsabilidad, nada puede hacerse. Obviamente, diversas personas sienten pasión por cosas diferentes. Y es poco probable que alguien asuma responsabilidad por algo que no le interesa. Si bien todo esto parece obvio, es sorprendente cuán a menudo nos encontramos en reuniones, sin ninguna idea del “por qué” estamos allí o sin saber quién convocó a esa reunión.
EA está diseñado para tratar con asuntos de negocios reales, sin importar la naturaleza del negocio en el que se encuentre. Para que EA funcione, debe enfocarse en un asunto real que tenga el interés de aquellos que serán involucrados.
Menos, es más: el objetivo es estimular la imaginación de los potenciales invitados al punto de que perciban la pertinencia y el atractivo del asunto. Hay, por supuesto, alguna información práctica a ser incluida en la invitación, como el lugar, la hora y la logística. Pero sobre todo lo demás, sea breve, simple y vaya al punto.
Checklist para una reunión EA
El único y principal rol del facilitador en un evento de espacio abierto gira alrededor de dos funciones: crear tiempo y espacio y mantener tiempo y espacio. En términos de desempeño esto significa hacer menos que más. Bajo las mejores circunstancias, el facilitador estará totalmente presente y absolutamente invisible.
EA virtual
Una buena forma de reproducir una reunión EA pero de manera virtual es utilizando la herramienta Miró. Todos pueden ir colocando post its en la gran pizarra. Recomendación: es fundamental tener el board preparado para la reunión, con los diferentes post its, colores y nombres de participantes.
1) Antes de la reunión
Distribuir la agenda y los objetivos de la reunión con anticipación. Debe haber un entendimiento compartido sobre el propósito de la reunión y todos tienen que poder estar preparados.
2) Un minuto de tolerancia
Para calentar el café, para ordenar el escritorio, para organizar las presentaciones o para acomodarte la camisa.
3) Normas de grupo
Para los grupos que se reúnen regularmente, establezca un conjunto de normas con las que todos puedan estar de acuerdo
a. Ser abierto a las ideas de los demás
b. Aceptar que los demás tienen un punto de vista que vale la pena
c. Evitar la onda multitasking. Si participás de una reunión, estate presente en cuerpo y mente. No escribas un mail o chequees el celular mientras otro habla. Es vital eliminar las distracciones y mantenerse enfocado en la reunión.
d. Controlar las emociones y prestar atención a las de los demás. Antes de responder, asegúrese de que las respuestas no sean reacciones.
4) Conversación abierta
Permitir un espacio de apertura en donde cada uno pueda decir cómo se siente o contar sobre su fin de semana puede ser una buena manera para arrancar la reunión distendidos y más conectados como equipo.
5) Revisar la agenda y las intenciones de la reunión
Repase la agenda y los resultados deseados (por ejemplo, decisiones, puntos de acción o respuestas a preguntas). Verifique que todos los temas necesarios estén incluidos en la agenda antes de continuar.
6) Cómo gestionar la agenda
Es importante que el moderador o líder de la reunión pueda entender cuándo pasar de un tema a otro y que recapitule cualquier decisión relevante o punto de acción a lo largo del camino.
7) Recreo
Para reuniones que duren más de una hora, programe descansos cortos que permitan la oportunidad de reflexionar o descansar la mente. Esto ayuda a que las personas se mantengan atentas, concentradas y enérgicas.
8) Referí
El conflicto y la intensidad no son necesariamente algo malo, de hecho, cuando se gestiona bien, el conflicto puede ser muy valioso. Pero si las emociones o las tensiones comienzan a elevarse, anime a las personas a tomar una momento para hacer una pausa.
9) La clave del cierrre
Tómese unos minutos al final de la reunión para recapitular todas las decisiones, acuerdos y puntos de acción. Deje unos minutos para un espacio de preguntas abiertas:
10) Follow Up
Cuando corresponda, asegúrese de enviar notas de la reunión o un resumen de las decisiones y las acciones a realizar a todos los participantes.